Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimas su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;
- turėti darbo patirties dokumentų valdymo srityje;
- išmanyti ir mokėti vadovautis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatų reikalavimais, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų tvarka ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir naudojimo tvarką;
- sklandžiai dėstyti mintis žodžiu ir raštu, mokėti valdyti, kaupti, analizuoti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas;
- gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą, savarankiškai rinktis darbo metodus, analitiškai įvertinti ir apibendrinti problemas, dirbti komandoje;
- mokėti dirbti kompiuteriu (teksto redaktoriumi, skaičiuokle, internetu, elektroniniu paštu, pristatymų kūrimo programa, teisės aktų ir kitų dokumentų paieškos sistemomis ir duomenų bazėmis).
Šias pareigas einančio darbuotojo funkcijos:
- pagal kompetenciją administruoja informacinę dokumentų valdymo sistemą;
- konsultuoja ir teikia metodinę pagalbą struktūrinių padalinių darbuotojams darbo su informacine dokumentų valdymo sistema klausimais, rengia metodinius išaiškinimus ir instrukcijas;
- teikia pastabas ir pasiūlymus dėl veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, naudojimo, naujų dokumentų technologijų diegimo, skyriaus darbo organizavimo klausimais;
- suveda vadovybės rezoliucijas į kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą ir perduoti dokumentus vykdytojams;
- kontroliuoja dokumentų užduočių vykdymo terminus bei piliečių ir kitų asmenų skundų nagrinėjimo terminus;
- nustatytais terminais teikia vadovybei ir atsakingiems vykdytojams informaciją apie vykdomus ir vėluojamus įvykdyti dokumentus;
- apdoroja su Tarnybos administracinių paslaugų teikimu ir sprendimų įgyvendinimu susijusią informaciją, dalyvauja organizuojant ir koordinuoja neįgalių asmenų ir kitų dokumentų bylų tvarkymą ir apskaitą;
- teikia duomenis skyriaus vedėjui apie dokumentų apyvartą skyriuje;
- pagal skyriuje priskirtas veiklos sritis rengia bei teikia ataskaitas ir kitus duomenis skyriaus vedėjui;
- dalyvauja rengiant dokumentacijos planą ir dokumentų registrų sąrašą, kitus dokumentų apskaitos dokumentus, atliekant dokumentų vertės ekspertizę;
- nustatyta tvarka formuoja ir tvarko skyriui dokumentacijos plane priskirtas popierinių dokumentų bylas iki jų perdavimo į dokumentų saugyklą, taip pat elektroninių dokumentų bylas formuojamas informacinėje dokumentų valdymo sistemoje;
- atlieka dokumentų valdymo sistemoje formuojamų dokumentų registrų ir elektroninių bylų kontrolę, pasibaigus jų saugojimo terminui rengti naikinimo aktų projektus;
- atlieka skyriuje saugomų dokumentų paiešką ir teikia informaciją darbuotojams bei kitiems interesantams;
- dalyvauja ir vedėjo pavedimu pagal kompetenciją atlieka struktūrinių padalinių dokumentų valdymo organizavimo ir naudojimo patikrinimus;
- teikia metodinę pagalbą atsakingiems struktūrinių padalinių darbuotojams rengiamų ir gautų elektroninių dokumentų valdymo klausimais;
- administruoja skyriuje gautų ir pateiktų išsiųsti dokumentų srautus: priima, peržiūri, registruoja į informacinę dokumentų valdymo sistemą, skenuoja, paskirsto (su vadovybės rezoliucijomis) vykdytojams, tikrina siunčiamų dokumentų įforminimą juos registruoja susiejant su iniciatyviniais dokumentais;
- priima ir išsiunčia per elektroninę pristatymo sistemą parengtus dokumentus;
- laiku ir kokybiškai vykdo kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus.